MAKAMDA AST-ÜST İLİŞKİLERİ

İdris KOÇ

Yöneticilerin kurumsal hedefleri yakalamasında en etkili güç, ast çalışanlarıdır. İş hayatında sağlıklı bir ast-üst (mâ-dûn ve mâ-fevk) ilişkisi, verimlilik ve motivasyonun en belirleyici unsurudur. Bu nedenle ast-üst ilişkilerinde gereken bilgi ve deneyime sahip olmak; ast veya üst, her çalışanın önemli bir sorumluluğudur.

Ast-üst ilişkileri konusunda bilinmesi gereken en önemli kural; resmî ortamlar ile üçüncü şahısların yanındaki ast-üst ilişkilerinin protokol kurallarına, sosyal yaşamdaki ast-üst ilişkilerinin ise saygı kuralları ve nezakete göre yürütülmesi gerektiğidir. Buna göre makamda/yöneticinin ofisinde uyulmaları gereken kurumsal davranış kuralları şunlardır:

Yönetici ile görüşmek için, önce sekreteri veya özel kalemi ile iletişim kurulmalı, makama girmeden kılık-kıyafet kontrol edilmeli, cep telefonu sessiz konuma alınmalıdır.

Makama girişte kapı (açık bile olsa) hafifçe vurulmalı, ancak kapıyı açmak için içeriden “gel” sesi beklenmemeli; birkaç saniye bekledikten sonra kapı nazikçe açılmalıdır. Makama girildiğinde iletişimi başlatmak için mutlaka yönetici ile göz teması kurulması beklenmeli, göz temasından sonra yöneticiye selam verilmelidir.

Kurumsal ilişkilerde el uzatma önceliği üst kişiye aittir. Üst tokalaşmak için el uzatmadıkça, ast kişi el uzatmamalıdır.

Ast kişi, yönetici yer göstermeden veya “buyurun” demeden oturmamalı; “buyurun” denince gösterilen yere, yer gösterilmemiş ise yöneticinin sol önündeki koltuğa “müsaadenizle” diyerek oturmalıdır. Birden fazla kişi makama girdiğinde ise unvana veya kıdeme göre, yöneticinin sağ önündeki koltuktan başlayarak sağ-sol şeklinde karşılıklı olarak oturulmalıdır.

Resmî ilişkilerde ilke olarak hatır sorma hakkı üstlere aittir. Ast, resmî ortam ve ilişkilerde amirine hatır sormamalı; üst kişi “nasılsın” diye kendisine hatır sorduğunda yalnızca ise “sağ olun”, veya “teşekkür ederim” şeklinde karşılık vermelidir.

Ast kişi, yönetici karşısında otururken kesinlikle ayak ayak üstüne atmamalı, arkaya yayılmadan dik şekilde oturmalıdır. Ast, yöneticinin karşısında ellerini önde ya da arkada (kemer seviyesi altında) birleştirmemelidir.

Görüşme devam ederken yönetici herhangi bir nedenle ayağa kalkmış ise ast kişi de ayağa kalkmalı, yönetici oturmadan ast kişi de oturmamalıdır. Yine ast kişi makamda otururken, astın bir başka üstü makama girdiğinde, makam sahibi kişi ayağa kalkmadığı sürece ast kişi de ayağa kalkmamalıdır.

Makamda yöneticinin ikram teklifinin geri çevrilmesi ciddi bir saygısızlıktır. Zorunlu bir sebep bulunmadıkça ikram kabul edilmeli, bir mazeret varsa bu durum kibarca ifade edilerek teşekkür edilmelidir.

İmza için makama girildiğinde, evraklar makam masasının karşısında ayakta durularak yöneticinin önüne bırakılmalı; evrak yöneticinin eline uzatılmamalıdır. Ast, yönetici istemedikçe masanın yanına veya arkasına geçmemelidir.

Yönetici önemli bir telefon konuşması yapmaya başladığında, bir konuğu geldiğinde ya da yanında bulunan başka bir yetkili veya ziyaretçi ile özel görüşme yapmak istediğinde, ast “izninizle” diyerek dışarı çıkılmalıdır.

Bir iş veya görüşme için makama giren ast, içeride bulunan kişilerin konuşmasına ara vermesini veya cümlelerini bitirmesini beklemeden söze girmemeli; söze başlamak için mümkünse bir göz teması veya“Müsait misiniz?” tarzı bir soru ile yöneticinin onayını almalıdır.

Kurumsal ilişkilerde görüşme süresini konu ve yöneticinin tutumu belirlemekle birlikte, nezaket ziyaretleri 15-25 dakikayı, tebrik ziyaretleri 10-15 dakikayı geçmemelidir. Makamda yapılan görüşmenin sonlandırılma zamanının geldiğini işaret eden üç önemli işaret vardır: Bunlardan birincisi makam sahibinin “Peki tamam.”,Teşekkür ederim.”, “Sizin için başka ne yapabilirim?” veya “Başka zaman da beklerim.” gibi ifadeler kullanmasıdır. İkinci işaret ise makam sahibinin başka işlerle ilgilenmeye başlaması, ayağa kalkması, susması veya tokalaşmak üzere elini uzatmasıdır. Bunlar görüşmenin bittiği anlamına gelir. Diğer taraftan yöneticinin içeceğini içme süresi, konuğuna ayırdığı süreyi belirleyen önemli bir işarettir. İkram sonrasında makam sahibinin içeceğini bitirmesi, misafire ayırdığı sürenin bittiği anlamına gelen üçüncü işarettir.

Çağdaş yönetim anlayışında ast personelin de bir yeri ve temsil gücü vardır. Bu nedenle makamdan çıkarken geriye doğru yürüyerek çıkılmamalı, kapıya kadar normal şekilde yürünmeli; kapıdan çıkarken ast kişi yönünü yöneticiye doğru dönerek, onu başıyla selamlayıp kapıyı hafifçe kapatmalıdır. 11.03.2020